DSN : bien paramétrer pour bien déclarer
Que la paie soit administrée en interne ou confiée à un tiers-déclarant, l'entreprise adhérente doit s'assurer que la solution logicielle est conforme à la norme NEODeS et paramétrée pour que sa DSN puisse être traitée par la caisse. Une Fiche de paramétrage et des guides ciblés sont disponibles pour faciliter le paramétrage et fiabiliser et la déclaration.
Bien paramétrer
La déclaration sociale nominative étant directement issue de la paie, il est indispensable de disposer d'un logiciel à jour, c'est-à-dire compatible avec la norme NEODeS.
N'hésitez pas à interroger l'éditeur de votre logiciel de paie ou votre fournisseur pour que la mise à jour soit effectuée en temps utile.
Sur le logiciel mis à jour, il est ensuite nécessaire d'effectuer quelques opérations de paramétrage, d'abord pour que la déclaration parvienne bien à la caisse (code caisse) et ensuite pour que les données relatives aux assujettissements et aux salariés soient correctement intégrées.
La Fiche de paramétrage : indispensable !
La Fiche de paramétrage est indispensable pour fiabiliser la déclaration et en assurer la bonne intégration par la caisse CIBTP. Elle contient l'ensemble des informations pour :
- rattacher correctement tous les salariés d’un établissement à une caisse CIBTP dans son système de paie,
- affecter à chaque salarié le code métier et le code classification BTP qui lui correspondent,
- fiabiliser la déclaration des bases de cotisations légales et réglementaires de chaque salarié et de son ou ses établissements,
- produire des DSN comportant toutes les données requises pour le calcul des droits congés de chaque salarié par la caisse et éventuellement contrôler leur contenu.
Bon à savoir : la fiche de paramétrage contient également, en annexe, les tableaux des codes métier et des codes classification applicables.
Attention, la déclaration des absences nécessite une vigilance particulière. Pour éviter les erreurs, n'hésitez pas à vous référer à la fiche dédiée :
Les fiches consignes
Publiées sur Net-entreprises.fr, les fiches consignes apportent une information complémentaire pour faciliter la compréhension de la norme ou rappeler le cadre réglementaire général.
Bien déclarer
Le soin apporté aux déclarations sociales est essentiel pour assurer la qualité des données, gage d’efficacité et de sérénité, chaque mois et en fin de période annuelle d’acquisition, jusqu’à l’émission des certificats de congés des salariés.
La consultation du CRM et la correction des anomalies
Chaque mois, la caisse contrôle les DSN reçues et émet un compte rendu métier (CRM) consultable à la fois sur Net-entreprises.fr et sur votre Espace sécurisé CIBTP.
La consultation du CRM renseigne le déclarant sur la qualité des données reçues par la caisse et indique, le cas échéant, les anomalies présentes dans la déclaration.
Selon l’anomalie, il sera nécessaire :
- de vérifier les valeurs renseignées,
- d'effectuer une correction pour la période concernée sur votre Espace sécurisé ou sur votre prochaine DSN,
- de contacter votre caisse pour lui transmettre une information ou un justificatif,
- de corriger les données de votre logiciel de paie ou son paramétrage, notamment à l’aide de la Fiche de paramétrage DSN pour les prochaines périodes.
Pour aller plus loin
À partir de quelle date l'entreprise a-t-elle l'obligation de transmettre une DSN à sa caisse ?
Depuis la paie de janvier 2022, la déclaration sociale nominative (DSN) est transmise à la caisse CIBTP, dès lors que le logiciel de paie du déclarant est à jour et que le code Caisse professionnelle de congés payés est renseigné sur chaque contrat salarié en particulier.
Pour en savoir plus sur le paramétrage et la saisie des données dans le logiciel de paie, voir la Fiche de paramétrage DSN disponible sur ce site ainsi que la fiche consigne Net-entreprises n°2319.
Après réception de la DSN, la caisse informe-t-elle des éventuelles anomalies rencontrées ?
Oui. Dès réception de la DSN, la caisse procède à des « contrôles métier » afin de vérifier la cohérence et la qualité des données reçues. Un compte-rendu métier (ou CRM) est produit. Il est consultable et exportable au format CSV durant six mois dans votre Espace sécurisé >Mon espace adhérent > Mon suivi DSN > Suivi du traitement des DSN. Il est également mis à disposition au format PDF dans votre tableau de bord Net-entreprises.fr ou Msa.fr pendant trois mois.
Si des anomalies relatives aux données de la déclaration sont détectées dans la DSN, le CRM vous en informe avec précision. Ces anomalies peuvent nécessiter des régularisations dans les prochaines DSN et, dans certains cas, un ajustement des paramètres renseignés dans le logiciel de paie.
Pour en savoir plus sur le paramétrage du logiciel de paie, consultez la fiche de paramétrage disponible sur ce site et n’hésitez pas à consulter les fiches consignes Net-entreprises.
Une entreprise qui déclare et cotise à la caisse par trimestre conserve-t-elle cette périodicité avec la DSN ?
La périodicité de la DSN est mensuelle pour suivre le cadencement de la paie. Elle s’applique pour l’ensemble des déclarations y compris les déclarations aux caisses CIBTP, depuis janvier 2022.
Par souci de cohérence, le règlement des cotisations suit également le rythme mensuel pour l’ensemble des entreprises.
En cas d’erreur dans la déclaration des bases de cotisations, comment procéder pour rectifier ?
En DSN il vous est possible de rectifier, en plus ou en moins, les bases de cotisations d’une DSN du mois M dans une DSN ultérieure grâce aux dates de début et de fin de rattachement présentes dans le Bloc 78 Code de base assujettie.
Pour une bonne prise en compte de vos régularisations, la caisse recommande de positionner la date de début de rattachement au premier du mois et la date de fin de rattachement au dernier jour du mois concerné par la régularisation.
Si la régularisation porte sur plusieurs mois alors il convient de déclarer autant de périodes de rattachement que de mois à régulariser.
Pour en savoir plus, consultez la fiche consigne Net-entreprises n°2327.
Comment déclarer les absences relatives à une période d'arrêts pour cause de chômage intempéries ?
Dans la DSN, vous devez indiquer la période d’arrêt en précisant la nature de la suspension de l’exécution du contrat de travail : code 507 Suspension pour cause de chômage intempéries ainsi que les jours de début et de fin de la suspension de l’exécution du contrat.
- "Bloc « Autre suspension de l’exécution du contrat » : la nature : Suspension pour cause de chômage intempéries code 507, ainsi que les jours de début et de fin de la suspension de l’exécution du contrat.
- Bloc « Rémunération » : le type Heures correspondant à du chômage intempéries code 25, ainsi que le volume d’heures et la rémunération correspondante
Attention : Les déclarations des heures d'absence et des indemnités versées au titre des arrêts de travail pour cause de chômage intempéries ne dispensent pas le déclarant de produire les déclarations de travail pour cause de chômage intempéries qui font l'objet d'une démarche spécifique.
Celles-ci doivent obligatoirement être renseignées, dans les délais impartis, à partir de votre Espace sécurisé (rubrique chômage intempéries > saisir une déclaration) ou via Net-entreprises.fr3 (se connecter au service Net-intempéries BTP) en précisant les éléments liés au chantier dont l’activité a été suspendue.