L’essentiel sur les déclarations
Les entreprises affiliées sont tenues de déclarer les revenus d’activité de leurs salariés. Des cas particuliers existent cependant, notamment pour les CDD d’une durée supérieure à un an.
Principe
Tous les revenus d’activités (salaires, primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration. Des cas particuliers existent, liés au statut du personnel.
Que faire lors du départ d´un salarié ?
L’entreprise déclare le départ de son salarié à la caisse, soit directement en ligne sur son espace sécurisé, soit en remplissant le document téléchargeable sur le site Internet. Elle peut également réclamer à sa caisse le formulaire de demande de certificat pour salarié débauché. L’employeur transmet rapidement le certificat de congés, vérifié par ses soins, au salarié qui quitte l’entreprise.
Le salarié doit transmettre à la caisse la partie du certificat à lui retourner à partir du mois de mai qui suit la date de sa fin de contrat (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l’autre partie du certificat.
Comment utiliser la déclaration nominative annuelle (DNA) ?
Début avril, la déclaration nominative annuelle est mise à disposition de l'entreprise adhérente sur son Espace sécurisé. Des documents supports sont également accessibles pour accompagner l'entreprise dans sa démarche.
Avant le 30 avril, l’entreprise vérifie, complète et valide sa DNA en ligne.
Les certificats de congé sont émis après que l'entreprise a validé sa DNA et à condition que cette dernière ne présente aucune anomalie. L'entreprise doit également avoir envoyé toutes ses déclarations de salaires à la caisse.
Que faire à l’embauche d’un nouveau salarié ?
L’entreprise doit en informer la caisse, en précisant ses nom (de naissance et marital), prénom, numéro de sécurité sociale, adresse, date et lieu de naissance, code métier, qualification, date d’entrée dans l’entreprise, horaire et taux horaire, s’il est tâcheron, s’il cotise à Pôle emploi et s’il bénéficie de l’abattement de 10 %. Il est possible de créer le nouveau salarié à partir de l’espace personnel sur le site Internet de la caisse. Il est obligatoire de joindre son RIB. La caisse créera alors son dossier. Un dossier complet facilitera le paiement des congés.
En cas d’embauche d’un apprenti, l’entreprise doit faire parvenir une copie de son contrat d’apprentissage à la caisse.
Assurez-vous de communiquer le bon numéro de sécurité sociale du salarié !
Comment l’entreprise est-elle avertie que sa déclaration en DSN est bien parvenue à la caisse ?
Un accusé de réception visible sur le tableau de bord Net-entreprises informe le déclarant de la bonne réception par la caisse de la déclaration. Il est normalement émis dans les 6 jours ouvrés suivant la date d’exigibilité de la déclaration (soit le 5 ou le 15 du mois suivant la période de paie + 6 jours ouvrés).
Pour la première DSN adressée à la caisse
La caisse fait parvenir à l’entreprise un courrier de bienvenue dès lors qu’elle a reçu les DSN de tous ses établissements, dès le premier mois d'entrée en DSN. Selon les cas, l’entreprise reçoit une notification par courriel, ou est destinataire d’un courrier par voie postale. Ce courrier est également mis à disposition sur l'Espace sécurisé.
Quels sont les taux de cotisation en vigueur ?
| Taux en vigueur au 1er avril 2022 | ||
|---|---|---|
| Cotisation | Assiette | Taux |
| Congés payés (convention bâtiment) | Salaires bruts | 20,20 % |
| Congés payés (convention métallurgie) | Salaires bruts | 17,37 % |
| Congés payés (convention miroiterie) | Salaires bruts | 16,36 % |
| Intempéries gros-œuvre* | Salaires plafonnés pris en compte pour le calcul des cotisations de sécurité sociale | 0,68 % |
| Intempéries second-œuvre* | 0,13 % | |
| OPPBTP | Salaires bruts majorés d’un coefficient de 13,14 % | 0,11 % |
| OPPBTP travailleurs temporaires | Heures facturées sur le mois x 13.77€ | 0,11 % |
*Taux en vigueur depuis le 1er avril 2021
CONSULTER LE TABLEAU DES ASSIETTES DE COTISATIONS
Cas particuliers
Les salariés en CDD, y compris contrats d’apprentissage ou de professionnalisation
L’employeur peut, après accord de la caisse, assurer lui-même le paiement des congés de ses salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du respect des conditions de fond suivantes :
- le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année ;
- le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.
On dit alors qu’il peut opposer le contrat à la caisse.
Pour que sa demande d’opposition soit recevable, l’employeur doit, lors de la conclusion du contrat, adresser à la caisse, par courrier recommandé :
- une copie du contrat de travail ;
- une demande écrite indiquant son intention d’opposer le contrat sur le fondement des articles D.3141-23 et suivants du code du travail.
Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.
Rappel : quelle que soit l’option retenue (prise en charge directe du paiement des congés ou non), l’employeur doit adresser les contrats de ses apprentis à la caisse.
Si le contrat est rompu avant un an
Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.
En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il a choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).
Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse CIBTP et a lui-même payé les congés ?
Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD de plus d’un an, l’employeur a l’obligation d’effectuer des démarches au moment de la conclusion du contrat de travail. Si ces démarches ne sont pas accomplies, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse.
Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés pour chaque période de paie.
Textes de référence
Code du travail : article D. 3141-23.
Règlement intérieur de la caisse CIBTP : article 3.
Quelles sont les démarches pour opposer un CDD de plus d'un an à la caisse ?
Pour que sa demande d’opposition d’un CDD de plus d’un an (contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation) soit recevable, l’employeur doit adresser à la caisse :
- lors de la conclusion du contrat, une copie du contrat accompagné d’une notification écrite de son intention de l’opposer en vertu de l'article D.3141-23 du code du travail,
- dans les huit jours suivant son enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat.
Application en DSN
Pour ces salariés, le code Caisse professionnelle de congés payés doit être renseigné dans la rubrique S21.G00.40.022 et la base assujettie congés payés doit être à zéro.
Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.
Que faire lorsqu’un CDD opposé à la caisse CIBTP est rompu avant la fin du douzième mois ?
Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé à la caisse, même si les autres conditions sont réunies.
En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il avait choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse dans les huit jours de la résiliation du contrat et régulariser dans son logiciel de paie les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril) afin de transmettre les montants dans le prochain fichier des DSN.
Texte de référence
- Code du travail : article D.3141-23.
Autres cas particuliers
D’autres exceptions ou règles spécifiques s’appliquent aux salariés ayant certains statuts ou placés dans une situation particulière.
Faut-il déclarer les jeunes en formation professionnelle ?
La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :
- en présence d’un contrat de travail, les salaires doivent être déclarés ;
- dans le cas contraire (stage), pas de déclaration.
Faut-il déclarer les salariés associés de l’entreprise ?
Les qualités d’associé et de salarié ne sont pas incompatibles dès lors qu’il existe un contrat de travail supposant un lien de subordination effectif avec le dirigeant, des fonctions et une rémunération distinctes. Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.
Faut-il déclarer les rémunérations des salariés ayant statut de VRP ?
Les salariés ayant statut de VRP sont hors du champ du régime de congés payés. Leurs rémunérations n’entrent donc pas dans la masse salariale sur laquelle sont calculées les cotisations. : à ce titre, ils ne doivent pas être déclarés à la caisse.
Faut-il déclarer le personnel détaché à l’étranger ?
Lorsqu’une entreprise adhérente détache ses salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée envers la caisse de son obligation d’affiliation, de déclarer les salaires et de verser ses cotisations (sauf chômage intempéries).
Pour tout détachement dans un pays étranger ayant fait l’objet d’une convention avec le réseau des Caisses de congés payés, (Italie, Autriche, Allemagne), contactez la caisse.
